Sana palaveri on lainattu englannin kielestä, jossa palaver tarkoittaa keskustelua, jaarittelua, höpinää ja vanhemmassa kielessä myös imartelua. (Lähde: Kotimaisten kielten keskus)
Näinhän se on. Olet varmasti itsekin ollut jaarittelevassa palaverissa, missä on paljon puhetta ja vain vähän suuntaa. Imartelu on lisäksi erittäin mielenkiintoinen termi tuoda mukaan palaveritapakeskusteluun, koska meillä on luontainen tapa miellyttää toisia ihmisiä. Sivistyneinä ihmisinä emme halua loukata ketään ja sen johdosta osa asioista jää palaverihuoneessa käsittelemättä. Emme ole tunneälyllisesti (vielä) niin lahjakkaita, että osaisimme käsitellä kaikki asiat rakentavasti ja innostavasti. Tai, toiset ovat, mutta suurin osa ei ole.
Miten palavereita ja työpajoja sitten tulisi kehittää, jotta porina ei olisi vain porinaa? Digitaaliset työkalut antavat suoria hyötyjä. Ne säästävät kaikkien aikaa, syventävät keskustelua ja vaikuttavat ihmisten tunteisiin positiivisesti.
Aika, tuo vähenevä luonnonvara
Kuinka usein laskemme hintaa ajankäytölle erilaisissa kehityshankkeissa? Ajatellaanpa, että meillä on vaakakupissa kaksi vaihtoehtoa hankkeen läpiviemiselle:
- Materiaali X vaatii 100h työtä
- Materiaali Y vaatii 150h työtä
Lopputulos on molemmissa täysin sama, mutta materiaali Y maksaa 20% vähemmän kuin materiaali X. Helposti valitsemme toteutustavaksi materiaalin Y ja 150h työtä, vaikka sen tarvitsema 50h enemmän työtä olisi monikertaisesti arvokkaampaa kuin 20% hintasäästö materiaalissa.
Valitsemme halvemman, mutta työläämmän, koska sen investointisuunnitelma on helpompi viedä läpi. Erityisesti hankkeissa, joissa henkilöresurssien käyttämiä tunteja ei suoraan mitata. Samalla tavalla kuin autoa harvoin valitaan järkisyistä, ajan käyttö ei aina ole järki-investointi.
Kaikki olemme omissa töissämme aivan valtavan kiireisiä ja priorisointia pitää tehdä kaiken aikaa. Sen johdosta on hölmöä tuhlata kallista aikaa, jos asioita on mahdollista tehdä myös pienemmällä ajan käytöllä. Tämä koskee myös palavereita ja kehitysworkshopeja.
Keskustelu on palaverien aikasyöppö
Älä käsitä otsikointia väärin, olen mitä suurimmissa määrin keskustelun puolestapuhuja. Keskustelu on se hetki kun opimme toisiltamme ja tulemme itse kuulluiksi. Keskustelua tulee vaalia kaikessa päivittäisessä toiminnassa, mutta aika kannattaa käyttää viisaasti, jotta keskustelussa päästään mahdollisimman syvälle ja aikaa säästyy myös luovalle ajattelulle.
Keskustelua tulee vaalia kaikessa päivittäisessä toiminnassa, mutta aika kannattaa käyttää viisaasti.
Perinteinen palaveri etenee suurin piirtein näin: tunnin palaverista 50min käytetään asian pallotteluun, lopun 10min aikana palaverin koolle kutsuja tekee keskustelusta yhteenvedon ja varsinaisen yhteenvedon pohjalta tehtävien toimenpiteiden suunnittelu siirtyy kokoontumisen jälkeiseen aikaan, jääden palaverin koolle kutsujan harteille.
Perinteisen palaverin ongelmia ovat:
-
Keskustelu on harvoin tasapuolista. Nordic Business Forumissa esiintyneeltä Susan Cainilta opimme, että suuremmissa palavereissa 3 henkilöä hoitaa 70% puhumisesta. Introvertit ja tutkimusten mukaan myös naiset saavat vähemmän puheaikaa.
-
Aaltoilevaa ja aiheesta toiseen hyppivää keskustelua on vaikea johtaa. Myös palaverien vetäjinä olemme kohteliaita, emmekä keskeytä toisten intohimoista puhumista vaikka olisimme suistuneet käsiteltävästä aiheesta sivuraiteille.
-
Yksittäisen henkilön tekemään yhteenvetoon ja toimenpidesuunnitelmaan ei sitouduta niin helpolla kuin aidosti yhdessä tuotettuun johtopäätökseen ja suunnitelmaan. Parhaimmatkaan aikeet tilaisuuden vetäjältä eivät tässä asiassa auta.
-
Jos toimenpidesuunnitelman tuottaminen jää myöhempään aikaan, se vähentää myös toteutuksesta vastuussa olevan henkilön sitoutumista aikatauluun ja toteutukseen ylipäänsä.
Vaikuttavuutta digin avulla
Vaikuttavuutta kannattaa lisätä, jotta ihmiset sitoutuvat päätöksiin ja toimenpiteisiin ja jotta he haluavat osallistua koolle kutsumiisi palavereihin myös jatkossa. Digityökalu mahdollistaa seuraavanlaisen palaverin kulun:
- Ensimmäisten 10min, aikana digityökalun avulla kerätään kaikkien osallistujien henkilökohtaiset näkemykset ja muodostetaan niistä ryhmän yhteinen näkemys käsillä olevaan aiheeseen.
- Seuraava reilu puolituntinen keskustellaan yhteisesti tuotetun yhteenvedon pohjalta kaikista olennaisimmista asioista. Jokainen on päässyt vaikuttamaan keskustelun kulkuun heti alkumetreillä, jolloin myös introverttien näkemykset ovat samalla viivalla äänekkäimpien henkilöiden kanssa. Keskustelu on avointa ja innostunutta, koska digityökalun avulla kerätty hiljainen tieto on jalostunut kaikille avoimeksi heti alussa.
- Viimeisen 15 minuutin aikana, yhteisen keskustelun pohjalta, luodaan toimenpidesuunnitelma aikatauluineen ja vastuineen. Jatkotoimenpiteisiin on koko porukan helppo sitoutua, koska toimenpiteet ovat lähtöisin heistä itsestään.