Organisaatioissa käytetään aivan liian paljon aikaa workshopeissa istumiseen. Tutkimuksien mukaan workshopit ovat usein ajanhukkaa, mutta lukemalla tämän blogin ja seuraamalla sen ohjeita, niiden ei tarvitse olla.
Kuulostaako tutulta: Workshop, jossa Jaakko ei sulje suutaan kertaakaan, samalla kun markkinointitiimin Linda selaa Instagramia ja asiakaspalvelun Markku jauhaa äänekkäästi purkkaa huoneen kulmassa.
Entä jos sinun ei tarvitsisi enää koskaan kestää sen kaltaista kidutusta?
Tämä tavoite mielessä, kehitimme kolmivaiheisen prosessin, jolla puolitat workshopien keston, ja pelastat Lindan, Markun ja muut työkaverit workshop-uupumukselta
Valmistaudu, ja odota samaa muilta
Workshop-uupumuksen suurin yksittäinen aiheuttaja, on huono valmistautuminen. Laatimalla selkeän ohjelman, ja jakamalla sen workshopin osallistujien kanssa, pääsee jo pitkälle. Tällä tavalla osallistujat tietävät jo etukäteen, mitä workshopissa tulee tapahtumaan, ja kuinka heidän tulee valmistautua.
Ohjelmaan tulisi sisällyttää:
- Workshopin keskeisin tavoite - esim. “Aikataulun luominen nettisivujen uudistukselle”
- Lista aiheista, joita workshopissa tullaan käsittelemään - esim. mahdolliset pullonkaulat, katselmointi ja tärkeät deadlinet”
- Lista osallistujista, ja heidän rooleistaan projektissa - esim. “Joni: projektihallinta; Linda: sisältöstrategia; Markku: web-analytiikka ja konversio-optimointi”
- Lista konkreettisia toimia, jotka kaikkien oletetaan tekevän, ennen workshopin alkua - esim. “1. valmistaudu esittämään ehdotuksia mahdollisista deadlineista, jotka koskettavat omaa vastuualuettasi. 2. Tee lyhyt workshopiin valmistava tehtävä.”
Viimeisen kohdan merkitystä ei voi painottaa liikaa, koska osallistujat on mahdollista saada sitoutumaan yhteisen tavoitteen saavuttamiseen hyödyntämällä workshopiin valmistavaa tehtävää.
Valmistava tehtävä voi esimerkiksi olla: “Määrittele suurimmat todennäköiset pullonkaulat nettisivujen uudistuksessa omasta näkökulmastasi.”
psst… valmistavassa tehtävässä kannattaa hyödyntää Innoduel Remote -viestintäprosessia.
Unohda pälätys ja mene suoraan asiaan
Sitten hauskaan osuuteen.
Koska Workshopin osallistujat tietävät jo valmiiksi, mitä on tulossa, voidaan mennä suoraan asiaan, purkamalla valmistavan tehtävän tuloksia. Tässä tapauksessa suurimmat pullonkaulat, jotka tiimi uskoo projektin aikana kohtaavansa.
Kaikki voivat joko lukea listansa ääneen, tai jos valmistavassa tehtävässä on käytetty innoduelia, voidaan keskustella yhdessä luodusta priorisoidusta listasta projektin pullonkauloja.
psst ... lisää vinkkejä Innoduelin käyttöön löytyy tästä linkistä
Kummassakin tapauksessa, post-it lappujen käytön sijaan suosittelen voimakkaasti digitaalista dokumentointia. Korvaamalla post-it laput säästyy aikaa sekä workshopin aikana, että sen jälkeen.
Muista follow-up
Ennen kuin ihanat workshopaajat lähetetään takaisin työpöytien ääreen kannattaa varata ainakin viisi minuuttia workshopissa sovittujen asioiden ja konkreettisten toimien kertaamiselle ja ylöskirjaamiselle.
Pidä huoli siitä, että kaikki tärkeät aiheet ja avoimet kysymykset on dokumentoitu. Ja koska workshopin muistiinpanot ovat digitaalisessa muodossa, ne kannattaa jakaa kaikille osallistujille saman tien.
Kuinka paljon aikaa Innoduel säästää?
Erään asiakkaamme mukaan, innoduelin käyttö vain yhdessä workshopissa voi säästää jopa 10 työtuntia – mukaanlukien sen ylimääräisen puolituntisen, jonka osallistujat tuhlaisivat workshopissa ja ajan, joka tavallisesti kuluisi tulosten dokumentointiin ja viestimiseen.
Jos sinua kiinnostaa vastaava tuottavuuden parantaminen organisaatiossasi, me autamme mielellämme!