Organisaation sisäiset workshopit, projektin workshopit, hankkeen workshopit, verkoston workshopit, palvelumuotoiluworkshopit, lean-workshopit, agile-workshopit, yhteiskehittämisworkshopit, strategiaworkshopit, ideointiworkshopit… näitähän on.
Onko sinulla kokemusta workshopista, jossa tapahtuu seuraavia asioita:
- Tavoite epäselvä ja/tai esitehtävää ei annettu: ihmiset tulevat paikalle valmistautumattomina
- Ohjeistus tulosten kirjaamisesta on vaillinainen: workshopista muodostuu keskustelukerho
- Ihmisten persoonallisuudet vaikuttavat negatiivisesti: muutama ihminen dominoi ilmatilaa ryhmätilanteissa
- Workshopin tulokset jäävät piippuun: puhtaaksikirjoitusvaihetta ei koskaan tapahdu ja et ikinä näe konkreettista toimenpidelistaa tai edes workshop-raporttia
- Workshopin tuloksia ei hyötykäytetä: kukaan ei miettinyt toimeenpanovaiheen resurssointia ja viestintää. Tuntuu että mitään ei tapahdu
Pohdintatehtävä: Jokainen yllä mainittu "paha tapa" on aikasyöppö. Mikä näistä on on sinun mielestäsi pahin aikasyöppö? Mieti millaisia muita aikasyöppöjä tunnistat workshoppien valmisteluun, läpivientiin tai jälkitekemiseen liittyen?
Ammattilainen avuksi?
Yksi hyvä ratkaisu päästä eroon aikasyöpöistä on hankkia ammattifasilitaattori workshopin vetämiseen. Hänelle on perusasia kirkastaa toimeksiantajan kanssa workshopin tavoitte ja miettiä juuri sopiva, osallistujia innostava, esitehtävä. Hän osaa kysyä toimeksiantajalta osallistujista ja laatia “osallistujapersoonien” mukaan workshopvirtauksen, jossa ohjeistus on kohdallaan ja jossa introvertit ja ekstrovertit pääsevät tasa-arvoisesti osallistumaan. Workshopin jälkeen häneltä tulee salamannopeasti kooste tuloksista ja kirjatut toimenpiteet, jota toimeksiantaja voi hyötykäyttää välittömästi ja osallistujia arvostavasti.
Riippuen toimeksiannosta, workshopin tuloksien hyötykäyttöön ei ammattifasilitaattorikaan voi suuresti enää vaikuttaa. Tarvitaan sisäistä omistajuutta ja sisukkuutta taistella “en mä ehdi hyötykäyttää näitä workshopin tuloksia” -nimistä aikasyöppöä vastaan.
Jos kuitenkin ammattifasilitaattorin toimeksiantoon kuuluu myös toimeenpanovaiheen onnistumisen fasilitointi ja varmistaminen, on asia paremmalla tolalla.
Miten välttää workshopin aikasyöpöt
Jos ammattifasilitaattori ei ole vaihtoehto, tässä on vinkkejä miten poistaa workshopiin liittyviä aikasyöppöjä.
Ennen workshopia: innosta osallistujat hyvällä viestinnällä
Hyvä viestintä mahdollistaa innostumisen, valmistautumisen ja onnistumisen. Jos haluat, että tavoite on ymmärretty ja esitehtävä tehty, muista korostaa näitä asioita workshopin esilämmitysviestinnässäsi.
- Kohdenna ja puhuttele arvostavasti.
- Kerro, että osallistuja on tärkeä osa joukkoa
- Anna selkeä syy, miksi osallistua ja mitä siitä seuraa
- Korosta, että osallistuja pääsee vaikuttamaan päätöksiin
- Rohkaise omien vahvuuksien käyttämiseen workshopin onnistumiseksi
- Selitä, miksi esitehtävän tekeminen on tärkeää ja kestää vain 2-3 minuuttia
- Anna yhteystiedot ongelmatilanteita varten
Kun olet hoitanut viestinnän hyvin, ihmiset tulevat valmistautuneina ja kallisarvoista yhteistä aikaa ei mene perusjuttujen kertaamiseen. Ihmisillä on fokus ja he ovat orientoituneet antamaan parhaan mahdollisen panoksensa yhteiskehittämiseen. Ajansäästö 20 min * osallistujien määrä.
Workshopin aikana: tehosta työtä digityökalun avulla, sopivissa kohdissa
Fasilitoituun workshopvirtaukseen digitaalisuus kannattaa ottaa mukaan, kun halutaan nopeasti tuloksia yhteistä reflektiota varten. Esim. usean eri työpajahuoneen tuloksia voi vetää yhteen muutaman minuutin keskittyneellä työllä, jonka jälkeen koko joukko voidaan koota yhteen "välituolosten tarkastelua varten". Tämän jälkeen voidaan jälleen palata omiin työpajoihin jatkamaan juuri kuullun perusteella.
Kaikkien mielipiteiden kuuleminen ja osallisuuden varmistaminen on toinen ilmiselvä digitaalisuuden sovellusalue. Introvertit ovat omimmillaan, kun pääsevät rauhassa miettimään omia näkemyksiään. He saattavat jopa ladata akkujaan, kun pääsevät pari-kolme minuuttia tekemään hiljaista työtä omien ajatustensa kanssa.
Fasilitaattori, joka ei vedä workshopeja ammatikseen, hyötyy suuresti, jos workshopin päätulokset voidaan digitalisoida workshopin aikana. Kukapa haluaisi viettää päiviä vaikka viiden eri workshop-pisteen puhtaaksikirjoittamiseen, jos sama työ voidaan tehdä minuuteissa koko porukkaa osallistaen? Fasilitaattorin aikaa jää tuloksen analysointiin ja toimenpiteiden muotoiluun. Ei muiden harakanvarpaiden tulkitsemiseen.
Workshopin jälkeen: tulosten jakaminen
Digitaalisesti kerätty workshopin tulos on helpppo jakaa osallistujien ja muiden tärkeiden ihmisten kesken.
Usein unohtuu workshopiin osallistumattomat. Johtoryhmälle pitää pystyä koostamaan hyvä ja vakuuttava workshopraportti toimenpidelistoineen ja suosituksineen. Kun workshopin päätulokset on kerätty digitaalisesti, raportin muotoilu voi alkaa heti ja fasilitaattori saa parempaa laatua nopeammin.
Workshopiin osallistujien kiittäminen tapahtuu jakamalla yhteisesti muodostettu tulos vielä, kun workshopin lämpimät kohtaamiset ovat mielessä. Digitaalinen tulos mahdollistaa nopean kiitosviestin lähettämisen ja poistaa prosessista hukkaa Lean-ajattelun mukaisesti.
Kaikista pahin aikasyöppö ja sille lääke
Mielestäni pahin workshopin aikasyöppö on tulosten hyödyntämättömyys. Jos tuloksia ei hyödynnetä, ihmisen työpanos on mennyt hukkaan ja heidän oman tavallisen työnsä virtaus on häiriintynyt. Sivuhaittavaikutukset ovat järkyttäviä kiireen tunteen nostaessa päätään joka paikassa.
Ratkaisuna tälle aikasyöpölle on workshopin tuloksena olevien toimenpiteiden etenemisen viestiminen (etenemisviestintä) ja kun toimenpide on saatu suoritettua juhlinta (juhlintaviestit). Toimenpiteiden omistaja aikatauluttaa itselleen etenemisviestien lähettämisen vaikkapa kahden viikon välein. Kun asia on kalenterissa ja asiasta muistaa viestiä, toimenpide toteutuu varmemmin. Samalla workshopin osallistujat kokevat saaneensa vaikuttaa ja kuuluvat tärkeänä osana joukkoon.
Hyödyllisiä resursseja:
- Innoduel-kumppaneista löytyy eri näkökulmista fasilitointia tekeviä rautaisia ammattilaisia, jotka auttavat mielellään myös workshopin jälkeisien aikojen askareissa.
- Innoduel Workshop on palvelukonsepti, jossa saat workshop-viestintäpaketin kutsusta kiitosviestiin. Tarjoamme lisäksi asiantuntijapalvelut workshopin suunnitteluun ja toteuttamiseen.
- 14 syytä hyödyntää digitaalista teknologiaa fasilitoinnissa -sivu kokoaa digin hyödyt
- Osallistava workshop -sivulle on koottu kolme eri tapaa hyödyntää digitaalisuutta workshopin flow'ssa.